Deadlines großzügig setzen und ausreizen

Deadlines großzügig setzen und ausreizen

 

Früher fertig heißt nur, mehr Zeit zur Ergebnisoptimierung

Als ich vor einigen Monaten begann, Storys für einen Band Horror-Kurzgeschichten zu schreiben, setzte ich mir eine großzügige Deadline für den angestrebten Veröffentlichungstermin. Es sollte die erste Septemberwoche sein.

Tatsächlich werde ich nun am Freitag, den 06.09.2013 die „Legenden aus der Zwischenwelt“ bei Amazon veröffentlichen (OK, hochladen am Donnerstag, damit es Freitag freigeschaltet ist). Deadline eingehalten, alles gut. Was gibt es dazu jetzt überhaupt noch zu schreiben? Ist doch alles im Lack?

Wenn ich nun aber sage, dass ich die Storys bereits seit mehreren Wochen fertig sind? Fragt man sich da nicht, warum ich das Buch nicht schon viel früher veröffentlicht habe? Klar: Korrektorat, Covergestaltung, etc. mussten natürlich auch noch gemacht werden, aber trotzdem – das dauert doch auch nicht sooo lange, oder?

Ich sage jetzt mal „jein“. Das Korrektorat ist seit zwei Wochen fertig, das Cover steht seit einer Woche. Klappentext ist auch erledigt. Warum habe ich also abgewartet?

Eigentlich kann ich das gar nicht mit Bestimmtheit sagen, denn dass das eine gute Idee war, weiß ich erst seit gestern. Ich kann lediglich sagen, dass es sich richtig angefühlt hat, nichts zu übereilen, und ich letztlich damit Recht behalten sollte.

Seit gestern weiß ich, dass ich alles richtig gemacht habe, weil folgendes passiert ist: Zuerst schrieb ich den Betreiber der derzeit größten und wichtigsten deutschen Ebook-Empfehlungsplattform XTME  an, um dort eine Werbeaktion zu buchen. Ich wollte eine Woche lang per Newsletter und Bannereinblendung, sowie bei deren Facebook- und Twitterpräsenz beworben werden.

Nun ist es aber so, dass Neuerscheinungen bei solchen Aktionen laut Betreiber keine so große Erfolgsrate haben, wie Bücher, die bereits auf zahlreiche gute Rezensionen verweisen können. Außerdem ist ein Aktionspreis Voraussetzung für die Werbung.

Da ich mein Buch für 2,99 € verkaufen möchte, wären 99 Cent also ein guter Preis dafür. Allerdings müsste ich, wie gesagt, mit der Aktion warten, bis die ersten Rezis eingetrudelt sind. Was also tun? Zuerst mit 2,99 € einsteigen, um dann später die ersten Käufer dadurch zu verärgern, dass ich auf 99 Cent runtergehe? Kommt für mich nicht in Frage.

Also mit 99 Cent starten und abwarten. Natürlich weiß ich dann nicht, wie lange ich bei diesem Preis bleiben muss. Rezensionen können dauern. Was also tun? Da kam mir die Idee, einen Schritt im Marketing vorzuziehen, den ich erst nach der Veröffentlichung machen wollte: Buchbloggerinnen und Buchblogger kontaktieren und fragen, ob sie mein Buch rezensieren möchten.

Warum, so meine Idee, sollten nicht einige von ihnen an einem Preview interessiert sein? Warum sollten sie mein Buch nicht vorab lesen dürfen, noch bevor es im Handel erhältlich ist? Immerhin sind es nur Kurzgeschichten, und vielleicht würde ja der Eine oder die Andere bereits eine fertige Rezension haben, wenn das Buch online geht. OK, wenn sie dann schlecht ausfällt, habe ich halt Pech gehabt, aber no riskk, no fun.

Gesagt, getan. Und was soll ich sagen? Erstens war das Feedback bisher mehr als ermutigend. Die, die es bereits durchgelesen haben, waren voll des Lobes. Das ist natürlich Balsam auf meine Seele.

Viel wichtiger aber fand ich, dass sich zwei Bloggerinnen tatsächlich selbstlos die Mühe gemacht haben, mir eine Auflistung aller Fehler zu schicken, die sie im Buch noch gefunden haben. Tatsächlich findet nämlich auch ein guter Korrektor niemals alle Fehler. Neue, unverbrauchte Augen können da noch wertvolle Hinweise geben. Ich könnte den Damen wirklich vor Freude die Füße küssen. 

Natürlich habe ich gleich alle angemerkten Punkte an meinen Endredakteur und Korrektor weitergeleitet, und jetzt wird das Buch, wenn es am Freitag herauskommt, noch viel besser und perfekter sein, als es ohne diese Hilfe geworden wäre.

Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt: Einige der angeschriebenen Blogger haben es gleich an andere Blogger weitergereicht. Die sind untereinander dermaßen gut vernetzt, dass ich selbst als unbekannter Autor kaum die Hälfte von all diesen Leuten erreicht hätte.

Zusätzlich blieb mir heute noch die Zeit, eine Veranstaltung bei Facebook zu erstellen. Es wird eine Veröffentlichungsparty geben. Ist doch toll, oder?

Alles in Allem hat mir meine Geduld also ermöglicht, ein ganzes Netzwerk an Leuten zu aktivieren, die sich ausnahmslos als hilfsbereit, nett und kompetent herausgestellt haben.

Jetzt klar, warum ich diesen Artikel geschrieben habe?

 

 

Mein Tag im Seminar – was ich mitgenommen habe

Mein Tag im Seminar – was ich mitgenommen habe

 

Selbstmanagement und Zeitmanagement 

 

Manchmal ist es witzig, wie sich die Dinge so fügen. Kurz nachdem ich diesen Blog begonnen hatte, eröffnete uns unser Chef (ja, ich habe einen Vollzeit-Job), dass er alle Mitarbeiter zu einem Tagesseminar zum Thema Selbstmanagement und Zeitmanagement angemeldet habe. Ich war natürlich hocherfreut und auch reichlich gespannt, wie es werden würde.

Am vergangenen Freitag war es endlich soweit. Dass Beratungsunternehmen ist zufälligerweise im selben Bürohaus ansässig, wie unsere Firma, so dass wir nur einmal die Treppe hoch mussten, um zu den Seminarräumen zu gelangen. Ich war in froher Erwartung, das Thema, das mich privat brennend interessiert, nunmehr von einem echten und vermutlich auch ziemlich teuren Profi dargeboten zu bekommen.

Den gesamten Seminarablauf will ich hier nicht wiedergeben. Die Veranstaltung lief inklusive Mittagspause, zu der wir in die NDR-Kantine eingeladen wurden, über sieben Stunden. Ich werde mich hier auf die Quintessenz dessen beschränken, was ich aus diesem Tag mitgenommen habe.

Diese besteht darin, dass drei Methoden, die im Kurs hintereinander vorgestellt wurden, ganz am Ende plötzlich eine untrennbare Einheit bildeten. Jede Methode für sich ist schon sehr effektiv. Alle drei zusammen, sollten helfen, jede Aufgabe zu bewältigen, die im Bereich des persönlich Machbaren liegt. Ich stelle Euch jetzt alle drei Methoden nacheinander vor.

 

Die 5-W-Regel

Diese Technik sollte immer dann zur Anwendung kommen, wenn wir entweder einen Auftrag erteilt bekommen, oder uns selbst eine Aufgabe stellen. 5-W steht für die fünf Fragen:

• WER muss es machen? (Ich selbst, oder kann ich es delegieren?)

• WAS muss getan werden? (Also worum geht es?)

• WARUM muss es getan werden? (Beantwortung dieser Frage führt dazu, dass man den Nutzen    hinter der Aufgabe sieht. Dadurch ist man eher motiviert, tätig zu werden).

• WANN muss es fertig sein? (Keine Aufgabe ohne klaren Erledigungstermin!)

•  WIE gehe ich die Aufgabe an?

Als Bonus gibt es dazu noch ein sechstes W. Fragt mich nicht, warum die Regel nicht gleich 6-W-Regel heißt. Ich weiß es nicht. Jedenfalls lautet die Frage:

• WELCHE Informationen brauche ich dazu vorher noch?

Zweierlei soll durch die strikte Anwendung dieser Regel erreicht werden:

Erstens zwingt einen die Beantwortung dieser Fragen zunächst dazu, innezuhalten, und nicht sofort in blinden Aktionismus zu verfallen. Wenn wir den Weg und das Ziel nicht kennen, kann es nämlich leicht passieren, dass wirin die falsche Richtung rennen.

Zweitens versetzen uns die Antworten auf die Fragen überhaupt erst in die Lage, weiter zu planen.

Kommen wir zur nächsten Methode:

 

Die ALPEN-Methode

 

Auch hier stehen die Buchstaben wieder für die einzelnen Teilaspekte der Methode. Die ALPEN-Methode versetzt uns in die Lage, eine systematische Zeitplanung für die anstehenden Aufgaben zu erstellen.

A steht für Aktivitäten auflisten. Aufgelistet wird also zunächst alles, was uns Zeit kostet. Hierzu gehören Aufgaben, Termine, Tagesarbeiten und bisher Unerledigtes.

L meint die Länge der Tätigkeiten (geschätzt).

P berücksichtigt die notwendigen Pufferzeiten, die immer mit eingeplant werden MÜSSEN!

E führt uns zur Entscheidung über Prioritäten, eventuelle Kürzungen und Delegation.

N widmet sich zum Schluss der Nachkontrolle. Alles, was erledigt wurde, wird abgehakt, alles Unerledigte ins Zeitplanbuch für den nächsten Tag übertragen.

Wer das erste Mal bei A anfängt, wird sich wahrscheinlich erschrecken, wie wahnsinnig lang die To-Do Liste ist. Das liegt daran, dass wir fast alle eine ganze Latte an immer wieder aufgeschobenen Aufgaben mit uns herum schleppen. Aber keine Panik: Die Methode wird uns helfen, diesen Berg kontinuierlich abzutragen.

Beim Schätzen der Länge einer Tätigkeit ist darauf zu achten, dass die Tätigkeit inklusive Vor- und Nachbereitungszeit eingeplant wird. Also auch das Zurechtlegen der Arbeitsmaterialien, der eventuelle Gang zur Toilette, das Aufräumen nach getaner Arbeit, zurückzulegende Wege, etc. Nur so bekommen wir ein realistisches Bild vom zeitlichen Umfang einer Aufgabe.

Die Pufferzeiten sind in einem Tagesplan extrem wichtig. Beachten wir sie nicht, werden wir auf jeden Fall scheitern, wenn es darum geht, unseren Tagesplan abzuarbeiten. Hier gilt die sogenannte 60:40 Regel. Das bedeutet, dass man immer nur 60% der zur Verfügung stehenden Zeit tatsächlich verplanen sollte. Auf diese Weise tragen wir der Tatsache Rechnung, dass es IMMER unvorhergesehene Störungen gibt. Das Telefon klingelt, eine wichtige E-Mail komm rein, ein Kollege oder Nachbar kommt unangemeldet vorbei, und so weiter. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass um die 40% unser täglich verfügbaren Zeit von solchen unvorhersehbaren Störungen belegt werden. Seien wir also realistisch und planen sie gleich mit ein.

Die Entscheidungen – vor allem die über die Priorität der Aufgabe – werden nicht immer ganz leicht fallen. Selbst bei nur drei Kategorien, A, B und C, fällt es den meisten Menschen schwer, sich zu entscheiden. Alles scheint gleich wichtig. Aber keine Sorge: Wo sich die ALPEN-Methode ausschweigt, wird uns die letzte der drei Methoden helfen. Behalten wir Punkt E also zunächst im Hinterkopf (Es sei denn, eine Aufgabe kann sofort delegiert werden).

Der Sinn der Nachkontrolle als letzter Punkt der ALPEN-Methode dürfte vom Sinn her klar sein. Höchste Aufmerksamkeit ist diesem Punkt aber auf jeden Fall zu schenken. Keine Kontrolle, keine Zielerreichung. Ist wirklich so.

 

Das Eisenhower-Modell

 

Es gibt die Legende, dass Dwight D. Eisenhower in seiner Zeit als Oberbefehlshaber der alliierten Streitkräfte im zweiten Weltkrieg jeden aus seinem Stab warf, der das später nach ihm benannte System nicht aus dem Effeff beherrschte. Warum er darauf so einen Wert legte? Sehen wir es uns mal an:

Wie bei Punkt E der ALPEN-Methode erwähnt, fehlt uns noch ein todsicheres Kriterium, die Priorität einer Aufgabe festzulegen. Hierauf gibt Eisenhower eine glasklare Anweisung. Alles, was wir tun müssen, ist Folgendes: Jeder Aufgabe wird darauf untersucht, ob sie erstens wichtig und zweitens dringlich ist.

Dabei ist folgendes zu beachten: Dringlich ist eine Aufgabe dann, und NUR dann, wenn sie dadurch, dass ich sie an einem bestimmten Tag nicht erledige, am nächsten Tag obsolet ist. Beispiel: Wenn ich am nächsten Tag zu einem wichtigen, nicht verschiebbaren Meeting eingeladen bin, dann ist diese Aufgabe an diesem Tag dringlich, denn am Tag darauf brauche ich da nicht mehr hin, weil der Termin dann schon vorbei ist. Nur dringliche Aufgaben bekommen die Priorität A!

Am dringlichsten ist eine Aufgabe dann, wenn sie auch noch wichtig ist. Dringliche UND wichtige Aufgaben werden vor Aufgaben abgearbeitet, die lediglich dringlich sind.

B-Aufgaben sind alle wichtigen Aufgaben. Werden sie immer weiter hinausgeschoben, werden sie irgendwann zu A-Aufgaben. Trotzdem kommen sie in der Prioritätenreihenfolge erst nach den A-Aufgaben.

Demnach ist als C-Aufgabe zu betrachten, was weder dringlich, noch wichtig ist. Diese Aufgaben kann man erledigen, wenn man an einem Tag nicht die komplette Pufferzeit aufgebraucht hat und keine B-Aufgaben mehr anstehen, die in der verbleibenden Zeit abgearbeitet werden könnten. Aber auch nur dann!