Mein Tag im Seminar – was ich mitgenommen habe
Selbstmanagement und Zeitmanagement
Manchmal ist es witzig, wie sich die Dinge so fügen. Kurz
nachdem ich diesen Blog begonnen hatte, eröffnete uns unser Chef (ja, ich habe
einen Vollzeit-Job), dass er alle Mitarbeiter zu einem Tagesseminar zum Thema
Selbstmanagement und Zeitmanagement angemeldet habe. Ich war natürlich
hocherfreut und auch reichlich gespannt, wie es werden würde.
Am vergangenen Freitag war es endlich soweit. Dass
Beratungsunternehmen ist zufälligerweise im selben Bürohaus ansässig, wie
unsere Firma, so dass wir nur einmal die Treppe hoch mussten, um zu den
Seminarräumen zu gelangen. Ich war in froher Erwartung, das Thema, das mich
privat brennend interessiert, nunmehr von einem echten und vermutlich auch
ziemlich teuren Profi dargeboten zu bekommen.
Den gesamten Seminarablauf will ich hier nicht wiedergeben.
Die Veranstaltung lief inklusive Mittagspause, zu der wir in die NDR-Kantine
eingeladen wurden, über sieben Stunden. Ich werde mich hier auf die Quintessenz
dessen beschränken, was ich aus diesem Tag mitgenommen habe.
Diese besteht darin, dass drei Methoden, die im Kurs
hintereinander vorgestellt wurden, ganz am Ende plötzlich eine untrennbare
Einheit bildeten. Jede Methode für sich ist schon sehr effektiv. Alle drei
zusammen, sollten helfen, jede Aufgabe zu bewältigen, die im Bereich des
persönlich Machbaren liegt. Ich stelle Euch jetzt alle drei Methoden
nacheinander vor.
Die 5-W-Regel
Diese Technik sollte immer dann zur Anwendung kommen, wenn
wir entweder einen Auftrag erteilt bekommen, oder uns selbst eine Aufgabe
stellen. 5-W steht für die fünf Fragen:
- WER muss es machen? (Ich selbst, oder kann ich
es delegieren?)
- WAS muss getan werden? (Also worum geht es?)
- WARUM muss es getan werden? (Beantwortung dieser
Frage führt dazu, dass man den Nutzen hinter der Aufgabe sieht. Dadurch ist man
eher motiviert, tätig zu werden).
- WANN muss es fertig sein? (Keine Aufgabe ohne
klaren Erledigungstermin!)
- WIE gehe ich die Aufgabe an?
Als Bonus gibt es dazu noch ein sechstes W. Fragt mich
nicht, warum die Regel nicht gleich 6-W-Regel heißt. Ich weiß es nicht.
Jedenfalls lautet die Frage:
- WELCHE Informationen brauche ich dazu vorher
noch?
Zweierlei soll durch die strikte Anwendung dieser Regel
erreicht werden:
Erstens zwingt einen die Beantwortung dieser Fragen zunächst
dazu, innezuhalten, und nicht sofort in blinden Aktionismus zu verfallen. Wenn
wir den Weg und das Ziel nicht kennen, kann es nämlich leicht passieren, dass
wirin die falsche Richtung rennen.
Zweitens versetzen uns die Antworten auf die Fragen
überhaupt erst in die Lage, weiter zu planen.
Kommen wir zur nächsten Methode:
Die ALPEN-Methode
Auch hier stehen die Buchstaben wieder für die einzelnen
Teilaspekte der Methode. Die ALPEN-Methode versetzt uns in die Lage, eine
systematische Zeitplanung für die anstehenden Aufgaben zu erstellen.
A steht für
Aktivitäten auflisten. Aufgelistet wird also zunächst alles, was uns Zeit
kostet. Hierzu gehören Aufgaben, Termine, Tagesarbeiten und bisher Unerledigtes.
L meint die Länge
der Tätigkeiten (geschätzt).
P berücksichtigt
die notwendigen Pufferzeiten, die immer mit eingeplant werden MÜSSEN!
E führt uns zur
Entscheidung über Prioritäten, eventuelle Kürzungen und Delegation.
N widmet sich zum
Schluss der Nachkontrolle. Alles, was erledigt wurde, wird abgehakt, alles
Unerledigte ins Zeitplanbuch für den nächsten Tag übertragen.
Wer das erste Mal bei A anfängt, wird sich wahrscheinlich
erschrecken, wie wahnsinnig lang die To-Do Liste ist. Das liegt daran, dass wir
fast alle eine ganze Latte an immer wieder aufgeschobenen Aufgaben mit uns
herum schleppen. Aber keine Panik: Die Methode wird uns helfen, diesen Berg
kontinuierlich abzutragen.
Beim Schätzen der Länge einer Tätigkeit ist darauf zu
achten, dass die Tätigkeit inklusive Vor- und Nachbereitungszeit eingeplant
wird. Also auch das Zurechtlegen der Arbeitsmaterialien, der eventuelle Gang
zur Toilette, das Aufräumen nach getaner Arbeit, zurückzulegende Wege, etc. Nur
so bekommen wir ein realistisches Bild vom zeitlichen Umfang einer Aufgabe.
Die Pufferzeiten sind in einem Tagesplan extrem wichtig.
Beachten wir sie nicht, werden wir auf jeden Fall scheitern, wenn es darum
geht, unseren Tagesplan abzuarbeiten. Hier gilt die sogenannte 60:40 Regel. Das
bedeutet, dass man immer nur 60% der zur Verfügung stehenden Zeit tatsächlich
verplanen sollte. Auf diese Weise tragen wir der Tatsache Rechnung, dass es
IMMER unvorhergesehene Störungen gibt. Das Telefon klingelt, eine wichtige
E-Mail komm rein, ein Kollege oder Nachbar kommt unangemeldet vorbei, und so
weiter. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass um die 40% unser täglich
verfügbaren Zeit von solchen unvorhersehbaren Störungen belegt werden. Seien
wir also realistisch und planen sie gleich mit ein.
Die Entscheidungen – vor allem die über die Priorität der
Aufgabe – werden nicht immer ganz leicht fallen. Selbst bei nur drei Kategorien,
A, B und C, fällt es den meisten Menschen schwer, sich zu entscheiden. Alles
scheint gleich wichtig. Aber keine Sorge: Wo sich die ALPEN-Methode
ausschweigt, wird uns die letzte der drei Methoden helfen. Behalten wir Punkt E
also zunächst im Hinterkopf (Es sei denn, eine Aufgabe kann sofort delegiert
werden).
Der Sinn der Nachkontrolle als letzter Punkt der
ALPEN-Methode dürfte vom Sinn her klar sein. Höchste Aufmerksamkeit ist diesem
Punkt aber auf jeden Fall zu schenken. Keine Kontrolle, keine Zielerreichung.
Ist wirklich so.
Das Eisenhower-Modell
Es gibt die Legende, dass Dwight D. Eisenhower in seiner
Zeit als Oberbefehlshaber der alliierten Streitkräfte im zweiten Weltkrieg
jeden aus seinem Stab warf, der das später nach ihm benannte System nicht aus
dem Effeff beherrschte. Warum er darauf so einen Wert legte? Sehen wir es uns
mal an:
Wie bei Punkt E der ALPEN-Methode erwähnt, fehlt uns noch
ein todsicheres Kriterium, die Priorität einer Aufgabe festzulegen. Hierauf
gibt Eisenhower eine glasklare Anweisung. Alles, was wir tun müssen, ist
Folgendes: Jeder Aufgabe wird darauf untersucht, ob sie erstens wichtig und
zweitens dringlich ist.
Dabei ist folgendes zu beachten: Dringlich ist eine Aufgabe
dann, und NUR dann, wenn sie dadurch, dass ich sie an einem bestimmten Tag
nicht erledige, am nächsten Tag obsolet ist. Beispiel: Wenn ich am nächsten Tag
zu einem wichtigen, nicht verschiebbaren Meeting eingeladen bin, dann ist diese
Aufgabe an diesem Tag dringlich, denn am Tag darauf brauche ich da nicht mehr
hin, weil der Termin dann schon vorbei ist. Nur dringliche Aufgaben bekommen
die Priorität A!
Am dringlichsten ist eine Aufgabe dann, wenn sie auch noch
wichtig ist. Dringliche UND wichtige Aufgaben werden vor Aufgaben abgearbeitet,
die lediglich dringlich sind.
B-Aufgaben sind alle wichtigen Aufgaben. Werden sie immer
weiter hinausgeschoben, werden sie irgendwann zu A-Aufgaben. Trotzdem kommen
sie in der Prioritätenreihenfolge erst nach den A-Aufgaben.
Demnach ist als C-Aufgabe zu betrachten, was weder
dringlich, noch wichtig ist. Diese Aufgaben kann man erledigen, wenn man an
einem Tag nicht die komplette Pufferzeit aufgebraucht hat und keine B-Aufgaben
mehr anstehen, die in der verbleibenden Zeit abgearbeitet werden könnten. Aber
auch nur dann!
